Von der Erfassung bis zur Auswertung
UDM bildet den gesamten Prozess der Subunternehmersteuerung ab. Vertragsdaten, Fahrernachweise, Fahrzeugprüfungen und Leistungskennzahlen werden zentral gepflegt. Das System überwacht Fristen automatisch und stellt alle Daten für Berichte und Nachweise bereit.
Was UDM abbildet
- Vertragsverwaltung mit automatischer Fristenüberwachung
- Digitale Erfassung und Gültigkeitsprüfung aller Fahrerqualifikationen
- Fahrzeugprüfungen und HU/AU-Fristen mit Ablaufwarnung
- Standardisierte Prüffahrten mit automatischer Bewertung
- Monatliche Leistungserfassung mit Soll/Ist-Vergleich gegen Vertrag
- Alle Nachweise für Aufgabenträger und Aufsichtsbehörde abrufbar
Subunternehmer-Management in UDM
UDM begleitet den gesamten Prozess. Die folgenden Schritte zeigen beispielhaft den Ablauf von der Erfassung über die Fahrer- und Fahrzeugprüfung bis zur Qualitätsbewertung und Abrechnung.
Subunternehmer erfassen
Firma, Ansprechpartner, Zulassungen und Konzessionen hinterlegen. Welche Linien bedient das Unternehmen? Welche Fahrzeuge setzt es ein?
Unternehmensstammdaten
Fahrzeugflotte
Konzessionen
Vertrag anlegen
Leistungsumfang (Linien, Fahrplan-Km, Zeitraum), Konditionen und Vertragslaufzeit festlegen. Automatische Warnung vor Vertragsende.
Vertragsmanagement
Fristenwarnung
Fahrpersonal zuordnen & Qualifikation prüfen
Welche Fahrer setzt der Subunternehmer ein? Führerschein Klasse D, BKrFQG 95, FeV-Tauglichkeit. Alle Nachweise müssen vorliegen. Fehlende oder abgelaufene Qualifikationen werden sofort sichtbar.
Fahrer-Zuordnung
Qualifikationsprüfung
MQM-Integration
Fahrzeuge prüfen & Sicherheit kontrollieren
HU/AU-Fristen, Fahrzeugzustand, Sauberkeit, Barrierefreiheit und Sicherheitsausstattung werden pro Fahrzeug erfasst und mit Ablaufwarnung versehen.
Fahrzeugliste
HU/AU-Fristen
Sicherheitscheck
Prüffahrten durchführen & dokumentieren
Regelmäßige Prüffahrten mit standardisiertem Fragenkatalog: Fahrverhalten, Fahrgastumgang, Fahrzeugzustand, Sauberkeit, Ansagen, Barrierefreiheit. Die Ergebnisse werden digital erfasst, per Tablet oder Smartphone, und fließen direkt in die Qualitätsbewertung des Subunternehmers ein.
Fragenkatalog
Mobile Erfassung
Bewertungs-Score
Leistung erfassen & dokumentieren
Monatliche Fahrleistung (Km, Fahrten, Einsatztage) pro Linie und Subunternehmer. Soll/Ist-Vergleich gegen Vertrag, Grundlage für die Abrechnung.
Leistungserfassung
Soll/Ist-Vergleich
Qualität überwachen
Pünktlichkeit, Beschwerden, Ausfälle, Prüffahrt-Ergebnisse: alle Qualitätsdaten fließen in einen Gesamt-Score pro Subunternehmer. Werden Zielwerte unterschritten, greifen automatische Eskalationsregeln.
Qualitäts-Score
Eskalation
Abrechnung erstellen & Compliance nachweisen
Leistungsnachweis pro Monat generieren, Rechnung prüfen, Freigabe dokumentieren. Alle Nachweise für den Aufgabenträger stehen jederzeit bereit: Verträge, Qualifikationen, Leistungsdaten, Fahrzeug-Compliance.
Leistungsnachweis
Aufgabenträger-Bericht
Änderungsprotokoll
Durchgängig nachweisbar: Jeder Schritt wird dokumentiert. Verträge, Qualifikationen, Leistungsdaten und Fahrzeug-Compliance stehen für Auskünfte gegenüber Aufgabenträger und Aufsichtsbehörde jederzeit bereit.
Subunternehmer-Dashboard
Das frei konfigurierbare Dashboard zeigt Ihre gewünschten Kennzahlen auf einen Blick. Es können verschiedene Dashboards angelegt werden, jeweils mit eigenen Berechtigungen.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Subunternehmer * ho…
UDM * ADMIN * holge
10
Aktive Subunternehmer
41 Fahrer · 34 Fahrzeuge
93%
Qualifikationen vollständig
38 von 41 Fahrern compliant
2
Verträge laufen aus
Innerhalb 6 Monaten
5
Offene Nachweispflichten
2× FS Klasse D, 2× BKrFQG, 1× FeV
Leistung und Qualität pro Subunternehmer
| Subunternehmer |
Soll-Km |
Ist-Km |
Erfüllung |
Pünktl. |
Beschw. |
Bewertung |
| Reisebus Maier GmbH |
18.400 |
18.280 |
|
96% |
1 |
Gut |
| Krüger Busbetrieb |
11.000 |
10.950 |
|
97% |
0 |
Gut |
| Hoffmann Verkehrsbetr. |
9.600 |
9.550 |
|
97% |
0 |
Gut |
| Stadtbus Weber |
14.600 |
13.900 |
|
89% |
4 |
Akzept. |
| Roth Busservice |
12.800 |
12.200 |
|
88% |
5 |
Akzept. |
| Neumann Busverkehr |
8.200 |
7.900 |
|
90% |
3 |
Akzept. |
Klicken Sie auf einen Subunternehmer für Details zu Fahrern, Fahrzeugen, Verträgen und Einzelnachweisen.
Linienübersicht: Wer bedient welche Linie
Die Linienübersicht zeigt auf einen Blick, welcher Subunternehmer welche Linien bedient und mit wie vielen Fahrern und Fahrzeugen er im Einsatz ist.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Subunternehmer * ho…
UDM * ADMIN * holge
| Linie | Subunternehmer | Fahrer | Fahrzeuge | Km/Monat | Nachweise |
|---|
| L2 | Roth Busservice | 3 | 2 | 6.400 | 2/3 |
| L3 | Stadtbus Weber | 3 | 2 | 4.800 | 3/3 |
| L4 | Hoffmann Verkehrsbetriebe | 2 | 2 | 4.800 | 2/2 |
| L5 | Reisebus Maier GmbH | 4 | 3 | 9.200 | 4/4 |
| L6 | Lang Reisen GmbH | 2 | 1 | 3.600 | 2/2 |
| L7 | Reisebus Maier GmbH | 4 | 3 | 9.200 | 4/4 |
| L8 | Krüger Busbetrieb | 2 | 2 | 5.500 | 2/2 |
| L9 | Stadtbus Weber | 3 | 2 | 4.900 | 3/3 |
| L10 | Neumann Busverkehr | 2 | 1 | 4.100 | 2/2 |
| L11 | Krüger Busbetrieb | 2 | 2 | 5.500 | 2/2 |
Fahrpersonal der Subunternehmer: Nachweispflicht durchgängig abgebildet
UDM erfasst und überwacht die Qualifikationen des externen Fahrpersonals. Schulungsnachweise und Fristen werden zentral verwaltet, unabhängig davon, ob die Schulung intern oder extern durchgeführt wurde.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Subunternehmer * ho…
UDM * ADMIN * holge
Stammdaten
Verträge1
Fahrpersonal8
Fahrzeuge6
Leistung
Qualität
Dokumente14
| Name | Personalnr. | FS Klasse D | BKrFQG 95 | FeV Taugl. | Erste Hilfe | Einsatz seit | Status |
|---|
| Braun, Markus | M-4201 | bis 2029 | bis 03/2028 | bis 01/2030 | bis 08/2027 | 01.01.2024 | Compliant |
| Koch, Sabine | M-4202 | bis 2028 | bis 11/2027 | bis 06/2029 | bis 02/2028 | 01.01.2024 | Compliant |
| Richter, Uwe | M-4203 | bis 2027 | bis 06/2026 | bis 12/2028 | bis 05/2027 | 15.03.2024 | Prüfen |
| Wolf, Andrea | M-4204 | bis 2030 | bis 09/2028 | bis 03/2031 | bis 11/2027 | 01.06.2024 | Compliant |
| Fischer, Dirk | M-4205 | bis 2029 | bis 04/2029 | bis 08/2030 | bis 01/2028 | 01.01.2025 | Compliant |
| Hartmann, Petra | M-4206 | bis 2031 | bis 07/2028 | bis 11/2029 | bis 04/2027 | 01.03.2025 | Compliant |
| Zimmermann, Thomas | M-4207 | bis 2028 | bis 02/2029 | bis 05/2030 | bis 09/2027 | 15.04.2025 | Compliant |
| Schuster, Bettina | M-4208 | bis 2030 | bis 10/2028 | bis 07/2031 | bis 06/2028 | 01.01.2024 | Compliant |
Qualifikationsmanagement: Externes Fahrpersonal kann im Qualifikationsmanagement von UDM mitgeführt werden. Fristen, Nachweispflichten und Regelwerke gelten durchgängig, die Zuordnung zum Subunternehmer ist jederzeit nachvollziehbar.
Leistungserfassung & Qualitäts-KPIs
Leistungsdaten fließen aus verschiedenen Quellen in UDM ein. Das System ergänzt sie um eigene Erfassungen und berechnet daraus zum Beispiel Erfüllungsquoten, Pünktlichkeit und Beschwerdekennzahlen pro Subunternehmer, Linie oder beliebigen anderen Kriterien.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Subunternehmer * ho…
UDM * ADMIN * holge
| Subunternehmer | Linien | Soll-Km | Ist-Km | Erfüllung | Pünktlichkeit | Beschwerden | Ausfälle | Bewertung |
|---|
| Reisebus Maier GmbH | L5, L7 | 18.400 | 18.280 | 99,3% | 96,2% | 1 | 0 | Gut |
| Omnibus Becker KG | L12 | 7.200 | 7.200 | 100% | 94,8% | 0 | 0 | Gut |
| Stadtbus Weber | L3, L9, L14 | 14.600 | 13.900 | 95,2% | 88,5% | 4 | 2 | Akzeptabel |
| Krüger Busbetrieb | L8, L11 | 11.000 | 10.950 | 99,5% | 97,1% | 0 | 0 | Gut |
| Scholz Omnibusse | L15 | 4.800 | 4.800 | 100% | 95,5% | 1 | 0 | Gut |
| Neumann Busverkehr | L10, L16 | 8.200 | 7.900 | 96,3% | 89,5% | 3 | 1 | Akzeptabel |
| Lang Reisen GmbH | L6 | 3.600 | 3.450 | 95,8% | 90,2% | 2 | 0 | Akzeptabel |
| Hoffmann Verkehrsbetriebe | L4, L13 | 9.600 | 9.550 | 99,5% | 96,8% | 0 | 0 | Gut |
| Baumann Linienverkehr | L17 | 5.400 | 5.400 | 100% | 93,5% | 1 | 0 | Gut |
| Roth Busservice | L2, L18 | 12.800 | 12.200 | 95,3% | 87,9% | 5 | 3 | Akzeptabel |
Prüffahrten: Vom Fragenkatalog bis zur Qualitätsbewertung
Der standardisierte Fragenkatalog wird digital ausgefüllt. Die Ergebnisse fließen automatisch in die Gesamtbewertung des Subunternehmers ein und ermöglichen Vergleiche über Zeiträume hinweg.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Subunternehmer * ho…
UDM * ADMIN * holge
Protokoll
Fahrer-Bewertung18
Fahrzeug-Bewertung24
Fotos3
Ergebnis
UDM Prüfprotokoll
HR-SYSTEM Fahrerdaten
FUHRPARK Fahrzeugdaten
42 Fragen beantwortet · 38 / 42 Punkte · 90,5%
Mobile Erfassung: Der Prüfer füllt den Fragenkatalog direkt auf dem Tablet oder Smartphone aus, auch offline. Fotos von Mängeln werden direkt dem Protokoll zugeordnet. Ergebnisse sind sofort im Dashboard sichtbar und fließen in den Qualitäts-Score des Subunternehmers ein.
Detailansicht: Alle Informationen an einem Ort
Die Detailansicht eines Subunternehmers führt Daten aus verschiedenen Systemen in einem Dialog zusammen. Stammdaten, Vertragsinformationen und Qualifikationsstatus sind über Subdialog-Tabs direkt erreichbar.
UDM * Subunternehmer * ho…
Stammdaten
Verträge1
Fahrpersonal8
Fahrzeuge6
Leistung
Qualität
Dokumente14
UDM Stammdaten
ERP Vertragssystem
MQM Qualifikationsmanagement
Daten aus verschiedenen Systemen: UDM führt Informationen aus mehreren Quellen in einer Ansicht zusammen. Stammdaten werden in UDM gepflegt, Vertragsdaten können aus dem ERP-System übernommen werden, Qualifikationsdaten stammen aus dem MQM. Alle Eingabemasken sind frei konfigurierbar. Die Anzeige ist auch auf mobilen Geräten optimal auf das Display abgestimmt.
Was bei jedem Szenario mitkommt
Diese Fähigkeiten sind kein Zusatzmodul, sondern Teil der UDM-Plattform. Sie gelten für jede Anwendung, die Sie konfigurieren.
An jeden Datensatz können beliebige Dateien angehängt werden: PDFs, Fotos, Scans, Excel. Jedes Dokument ist automatisch mit dem richtigen Kontext verknüpft (Schulung, Mitarbeiter, Vertrag, Fahrzeug). Kategorien, Versionen und Zugriffsrechte inklusive.
Revisionssicheres Änderungsprotokoll
Jede Änderung an jedem Datensatz wird automatisch protokolliert: Wer hat wann was geändert, mit Vorher/Nachher-Wert. Der Änderungsprotokoll steht für Prüfungen und Zertifizierungen zur Verfügung.
DSGVO-konforme Datenhaltung
Personenbezogene Daten werden nach konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen automatisch gelöscht oder anonymisiert. Löschprotokolle, Auskunftsfähigkeit und Datenminimierung sind eingebaut, nicht nachgerüstet.
Freigaben, Genehmigungen und Nachweise können digital unterschrieben werden, direkt im System oder auf dem Smartphone. Die Unterschrift wird dem Dokument und dem Vorgang zugeordnet und ist im Änderungsprotokoll nachvollziehbar.
Teilnahmebescheinigungen, Qualifikationsnachweise, Leistungsberichte, Prüfprotokolle: jeder Bericht wird aus einer konfigurierbaren Vorlage erzeugt. Mit Platzhaltern, Logo, Unterschriftsfeld. Als PDF, direkt per Mail versendbar.
Rollen & Berechtigungen bis Feldebene
Wer darf was sehen, ändern, löschen? Konfigurierbar pro Rolle, pro Datenbereich, bis auf einzelne Felder. Teamleiter sehen nur ihre Abteilung, Disponenten nur Lesezugriff, Sachbearbeiter alles. Sie entscheiden.
Keine Zusatzkosten: Dokumentenmanagement, Änderungsprotokoll, DSGVO-Löschmechanismen, digitale Unterschriften, PDF-Berichte und Rollensystem sind in jeder UDM-Installation enthalten. Sie konfigurieren nur, wie Sie sie nutzen, nicht ob.
Sofort einsatzbereit, jederzeit erweiterbar
Das Subunternehmer-Management wird vorkonfiguriert ausgeliefert. Alle Ansichten, Dialoge und Abläufe können individuell angepasst und erweitert werden.
Schneller Produktivstart
Vertragsverwaltung, Fahrer-Zuordnung, Leistungserfassung und Auswertungen sind vorkonfiguriert. Bestehende Daten können per Import übernommen werden.
Frei konfigurierbar
Eigene Kennzahlen, zusätzliche Felder und neue Auswertungen lassen sich per Konfiguration ergänzen. Anpassungen können Sie selbst vornehmen oder gemeinsam mit uns umsetzen.
Ihre Daten, Ihr System
Alle Daten liegen in Ihrer eigenen Datenbank. Subunternehmer-Daten, Verträge und Leistungsnachweise sind jederzeit exportierbar und gehören Ihnen.
Was UDM im Subunternehmer-Management abdeckt
| Bereich | Leistungsumfang in UDM |
|---|
| Vertragsüberblick | Zentrale Übersicht mit automatischer Ablaufwarnung |
| Fahrer-Qualifikation | Im MQM geführt, gleiche Fristenlogik wie eigenes Personal |
| Leistungserfassung | Soll/Ist-Vergleich automatisch, pro Linie und Monat |
| Qualitätskontrolle | Pünktlichkeit, Beschwerden, Ausfälle als vergleichbare Kennzahlen |
| Compliance / Aufgabenträger | Alle Nachweise jederzeit abrufbar |
| Fahrzeugsicherheit | Fahrzeugflotte pro Subunternehmer, HU/AU-Warnung, Sicherheitscheck |
| Prüffahrten | Digitaler Fragenkatalog, mobile Erfassung, Scores vergleichbar |
| Fahrzeug-Compliance (CVD) | CVD-Status pro Fahrzeug und Vertrag |
| Abrechnung | Leistungsnachweis generiert, Freigabe dokumentiert |
| Eskalation | Automatische Benachrichtigung bei Unterschreitung von Schwellenwerten |
Eine Plattform, viele Anwendungsfälle
In einem typischen Verkehrsunternehmen werden operative Daten an vielen Stellen gepflegt: in Personalakten, Excel-Listen, auf Netzlaufwerken und in spezialisierten Fachsystemen. UDM führt diese Informationen auf einer gemeinsamen Plattform zusammen. Bestehende Systeme werden angebunden. Kleinere oder veraltete Nischenlösungen kann UDM bei Bedarf auch vollständig ablösen.
Personal und Qualifikation
Schulungsmanagement, arbeitsmedizinische Vorsorge, betriebliche Unterweisungen
Fahrzeuge und Technik
Fahrzeugstammdaten, Wartungsfristen, Ladeinfrastruktur für E-Busse
Betrieb und Leistung
Beschwerdemanagement, Unfallmeldungen, Aufgabenträger-Reporting
Compliance und Nachweise
Vertragsmanagement, Dokumentenablage, Gefährdungsbeurteilungen
UDM wächst mit Ihren Anforderungen. Neue Bereiche konfigurieren Sie selbst oder gemeinsam mit uns.
Hinweis zu Datenquellen: Bestimmte Auswertungen und Kennzahlen setzen voraus, dass die zugrundeliegenden Daten in UDM vorliegen. Dies kann durch direkte Erfassung in UDM, durch Anbindung an bestehende Systeme (z. B. Leitstelle, ERP, ITCS) oder durch regelmäßigen Datenimport erfolgen. Die passenden Anbindungen stimmen wir mit Ihnen ab.
Hinweis zu den Ansichten: Alle gezeigten Ansichten stammen aus einer Test-Instanz mit anonymisierten Echt- sowie angereicherten Beispieldaten. Darstellung, Felder und Auswertungen können individuell angepasst und erweitert werden.